Guida al modulo Ferie

Il modulo gestisce le richieste ferie del personale dall'invio alla decisione finale: ogni persona chiede un periodo, chi supervisiona lo approva, lo respinge o lo approva solo in parte, giorno per giorno, e ogni passaggio resta tracciato con data, autore ed eventuale nota.

L'idea di fondo è semplice: chi chiede vede solo le proprie richieste, chi supervisiona vede tutto il personale del suo profilo (dottori, assistenti, segreteria) diviso per persona, con le richieste in attesa sempre in cima.

1. Dove si trova

Il modulo compare nel menu solo se sono vere due condizioni:

• è attivo per lo studio (lo studio ha acquistato/abilitato il modulo);
• l'utente che accede ha il modulo abilitato sul proprio account (vedi §2).

Quando entrambe sono vere, la voce Ferie compare nel menu principale, con accanto un badge rosso che mostra quante richieste sono in attesa di verifica (visibile solo a chi supervisiona).

2. Chi vede cosa: i tre permessi utente

Il modulo non è tutto o niente: sulla scheda di ogni utente (Impostazioni → Utenti) ci sono tre interruttori indipendenti.

Un utente può avere solo il primo permesso (fa richieste e basta), il primo più il secondo (vede tutto ma non decide nulla), oppure tutti e tre (supervisore completo). I tre permessi sono indipendenti tra loro.

3. Richiedere ferie

Il pulsante Richiedi ferie, in alto nella pagina, apre un modulo con:

• Dal / Al — le due date del periodo, obbligatorie;
• Giorni richiesti — calcolato automaticamente (estremi inclusi), sola lettura;
• Note — campo libero, facoltativo, visibile a chi supervisiona.

Il sistema blocca l'invio se il periodo si sovrappone a un'altra richiesta della stessa persona già in attesa o approvata: niente doppie richieste sullo stesso giorno. La nuova richiesta nasce sempre nello stato In attesa.

4. Il calendario ferie

Nella scheda Gestione ferie il calendario mostra i periodi come eventi colorati secondo lo stato (stessi colori delle etichette, vedi §6): chi ha solo il permesso base vede solo le proprie richieste, chi ha Visualizza ferie di tutti vede l'intero personale. I pulsanti ◀ Oggi ▶ spostano il periodo visualizzato.

5. Le richieste in attesa, per profilo e per persona

Chi supervisiona trova, sopra il calendario, tre card riassuntive — Dottori / Igienisti, Assistenti, Segreteria (più "Non specificato" per chi non ha un profilo operativo impostato) — ciascuna con il numero di richieste da verificare in un badge rosso. Cliccando una card ci si sposta alla sezione corrispondente.

Sotto, ogni profilo ha il proprio pannello con le richieste in attesa raggruppate per persona (una riga accordion per persona, con iniziale puntata, numero di richieste e data della prima partenza). Le richieste che iniziano entro 30 giorni sono evidenziate come Imminente.

6. Verificare una richiesta

Il pulsante Verifica su ogni richiesta apre una finestra con l'elenco dei singoli giorni del periodo. Da qui si può:

• Approva tutto — tutti i giorni diventano approvati in un clic;
• Respingi tutto — tutti i giorni diventano respinti in un clic;
• oppure decidere giorno per giorno, spuntando per ciascuna data se è approvata o respinta (utile, ad esempio, quando solo una parte del periodo può essere concessa per esigenze di organico).

Un campo Note gestione permette di lasciare una spiegazione, visibile poi alla persona che ha fatto la richiesta.

In base a come sono stati decisi i singoli giorni, la richiesta assume lo stato finale corrispondente (vedi tabella al §7). Una richiesta già lavorata non è più modificabile.

7. Gli stati di una richiesta

Solo le richieste In attesa possono ancora essere modificate, annullate o verificate. Le altre restano fisse come storico.

8. Modificare o annullare una propria richiesta

Nella sezione Le mie richieste ferie, finché una richiesta è In attesa, sono disponibili due azioni:

• Modifica — permette di cambiare date e note (con lo stesso controllo di sovrapposizione dell'invio iniziale);
• Annulla — la richiesta passa allo stato Annullata e libera il periodo.

Una richiesta già approvata, respinta o verificata parzialmente non si può più modificare né annullare da qui: bisogna rivolgersi a chi supervisiona.

Per le richieste Parziali, il pulsante Vedi giorni mostra quali date esatte sono state approvate e quali respinte.

9. Archivio richieste

La sezione Archivio richieste ferie, visibile a chi supervisiona, elenca lo storico completo per persona, con un accordion per ciascuna e i contatori per stato (in attesa, approvate, parziali, respinte, annullate). Un campo di ricerca filtra l'elenco per nome. Ogni riga della tabella riporta periodo, stato, numero di giorni, note della richiesta e note/data/autore della revisione.

10. Riepilogo giorni per anno

La scheda Quantità giorni richiesti riassume, per l'anno in corso, tre numeri per persona:

• Giorni richiesti — somma dei periodi inviati nell'anno, escluse le richieste annullate;
• Giorni accettati — solo i giorni effettivamente approvati (anche parziali);
• Giorni respinti — solo i giorni effettivamente respinti (anche parziali).

Chi supervisiona vede il riepilogo di tutto il personale, chi ha solo il permesso base vede solo la propria riga.

11. Notifiche automatiche via email

Se configurate in Impostazioni → Notifiche, il sistema invia in automatico due tipi di email, ad orari impostabili:

• Avviso richieste in attesa — un riepilogo giornaliero, a uno o più indirizzi scelti (es. l'ufficio del personale), con tutte le richieste ancora da esaminare;
• Esito della richiesta — inviata alla persona non appena la sua richiesta viene revisionata, con lo stato finale, le eventuali note del supervisore e, per le richieste parziali, l'elenco dei giorni approvati e di quelli respinti. Ogni esito viene inviato una sola volta.

12. Esempio pratico

Persona di esempio: Luca Bianchi, assistente, chiede ferie dal 12 al 16 gennaio.

1. Apre Ferie → Richiedi ferie, inserisce le due date (5 giorni calcolati in automatico) e una nota: "Rientro il 17 mattina".
2. La richiesta compare In attesa nel suo calendario personale e, per il supervisore del profilo Assistenti, nella card con il badge rosso aggiornato.
3. Il supervisore apre Verifica: il 12 e il 13 gennaio ci sono già due assistenti assenti, quindi li respinge; approva invece 14, 15 e 16.
4. La richiesta diventa Parziale. Luca riceve l'email di esito con l'elenco esatto dei giorni concessi e di quelli respinti, e può vederli anche da Vedi giorni nella sua tabella richieste.

13. Buone pratiche

• Inserire sempre una nota quando si chiede un periodo a ridosso di eventi particolari (rientri concordati, sostituzioni già organizzate): aiuta chi decide.
• Controllare regolarmente il badge Imminente: segnala le richieste in attesa che partono entro 30 giorni.
• Preferire la verifica giorno per giorno quando solo una parte del periodo è compatibile con l'organico, invece di respingere l'intera richiesta.
• Usare l'archivio con ricerca per persona per controllare in un colpo d'occhio lo storico di qualcuno prima di decidere su una nuova richiesta.
• Ricontrollare il riepilogo annuale prima di approvazioni importanti, per avere sotto controllo quanti giorni sono già stati accettati.